La gestione del ciclo di vita del contratto è un processo che semplifica e automatizza il processo del contratto durante le fasi chiave del processo del ciclo di vita del contratto. Ciò può aiutare le aziende con il loro flusso di lavoro nella gestione di numerosi contratti contemporaneamente e può anche aiutare in ogni fase del ciclo di vita del contratto, inclusi avvio, autorizzazione, esecuzione, conformità e rinnovo. Questo potrebbe sembrare un processo complesso, ma la gestione del ciclo di vita del contratto è in realtà abbastanza semplice. Tenendo presente ciò, ecco come è possibile utilizzare il software di gestione dei contratti per gestire efficacemente il ciclo di vita dei contratti.
Come funziona la gestione del ciclo di vita del contratto
Naturalmente, qualsiasi processo contrattuale viene avviato una volta che un contratto è richiesto o necessario per gestire una transazione commerciale in corso. Quando due aziende decidono che è necessario stabilire un contratto, la gestione del ciclo di vita del contratto entra in gioco quasi immediatamente. Per iniziare, è necessario redigere un contratto. Utilizzando la gestione del ciclo di vita del contratto, è possibile creare un modello automatizzato. Durante le fasi di pianificazione e pre-contratto, questo modello può essere modificato in base alle esigenze per essere all'interno dei confini dell'operazione in corso di creazione. È inoltre possibile creare nuovi modelli in base alle esigenze per diversi tipi di relazioni o situazioni aziendali.
Detto questo, raramente un contratto è pronto per essere firmato così com'è. È qui che la gestione del ciclo di vita del contratto diventa essenziale, poiché è necessario per entrambe le parti tenere traccia di tutte le modifiche apportate a un contratto durante la fase di negoziazione. Questo aiuta a risparmiare sulle spese legali e mantiene entrambe le parti al passo con le modifiche che vengono create. Inoltre, la gestione del ciclo di vita del contratto può fungere da archivio centrale in cui entrambe le parti possono interagire con il contratto. Ciò promuove la trasparenza durante il processo di gestione del contratto e consente a entrambe le parti di sapere esattamente cosa sta succedendo nel contratto e quali termini possono essere controversi.
Oltre a ciò, la gestione del ciclo di vita del contratto consente di tracciare in modo olistico le prestazioni del contratto in modo guidato dai dati. Ciò significa che, utilizzando il software di gestione del contratto e monitorando l'intero ciclo di vita del contratto, è possibile tenere traccia degli indicatori chiave di prestazione del contratto e vedere se sono stati adeguatamente riempiti in modo soddisfacente per entrambe le parti. Utilizzando la gestione del ciclo di vita del contratto, è possibile eseguire report personalizzati in base ai criteri specifici del contratto. Questi possono essere basati su qualsiasi cosa, dai tassi di commissione, al territorio aziendale o alle lunghezze di rinnovo del contratto. Ciò contribuirà alla fase di rinegoziazione e farà in modo che entrambe le parti abbiano svolto la dovuta diligenza sull'esecuzione complessiva del contratto.
Mentre la gestione del ciclo di vita del contratto è un concetto relativamente nuovo, i suoi vantaggi per le aziende sono innumerevoli. La razionalizzazione e l'automazione del processo contrattuale è essenziale per le aziende che svolgono un gran numero di relazioni e contratti, nonché per quelli che devono creare frequentemente contratti unici per nuovi tipi di relazioni. Pertanto, la gestione del ciclo di vita del contratto può essere utilizzata in una varietà di contesti e l'utilizzo di un software di gestione del contratto per assicurarsi che l'intero processo si svolga senza intoppi è essenziale per il successo.
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